Implantación de la factura electrónica en España: claves y desafíos para las empresas

El pasado junio se presentó un proyecto de Real Decreto para el desarrollo de la Ley 18/2022, la conocida como “Ley crea y crece”, y se abrió un trámite de audiencia e información pública, pero la proximidad de las elecciones de julio impidió la aprobación del Reglamento por parte del Consejo de Ministros.

Dicha normativa persigue agilizar la constitución de nuevas sociedades reduciendo el número de obstáculos, en su mayoría regulatorios; digitalizar las relaciones empresariales; disminuir los costes de transacción, y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.  Uno de sus objetivos fundamentales es el de la lucha contra la morosidad empresarial y, para ello, una de sus iniciativas clave es la implementación de la factura electrónica. Si bien no se dispone todavía de una regulación oficial sí que se puede avanzar algunas de las características principales que contemplará.

Fin de la digitalización de facturas

La entrada en vigor del Reglamento se establece, según la Ley, a los 12 meses de su aprobación por el Consejo de Ministros y su publicación en el BOE. Cuando se implemente cambiarán radicalmente los procesos de facturación y la forma de interactuar de las empresas, lo que supondrá una auténtica renovación de la manera de emitir, obtener, contabilizar y conservar los recibos.

Además, el futuro decreto pondrá fin también a la digitalización de recibos en el momento que sea obligatorio implementar el uso de comprobantes de pago electrónicos.

Plataformas de intercambio de facturas

El nuevo sistema español de facturación estará integrado por una solución pública gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y por el conjunto de plataformas privadas que cumplan escrupulosamente con los requisitos establecidos en el mencionado estatuto.

La alterativa de la AEAT funcionará también como repositorio de todas las plataformas electrónicas emitidas independientemente de si para su emisión y recepción se utilizaron plataformas privadas. Con toda la información del repositorio el organismo podrá conocer de primera mano los plazos medios de pago y supervisar el cumplimiento de la normativa relativa a morosidad comercial.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Hay dos fechas de implantación en función de la facturación de la empresa:

• A los 12 meses de la aprobación del reglamento, para organizaciones cuyos ingresos anuales sean superiores a 8 millones de euros.
• A los 24 meses, para compañías con ganancias inferiores a esta.

Durante los primeros 12 meses, aquellas sociedades obligadas a emitir facturas electrónicas deberán acompañarlas con un documento en formato PDF que asegure al receptor su legibilidad. Adema se establece un régimen transitorio para informar sobre el pago de los recibos de 36 meses desde la aprobación del reglamento para empresas con importes superiores a 6 millones de euros y de 48 meses para las que liquiden menos de ese importe.

Control de la morosidad

Con la nueva normativa, las facturas electrónicas quedarán a disposición del emisor, del receptor, de la Agencia Tributaria y de un Observatorio Estatal de Morosidad Privada, que publicará cada año un listado con aquellas organizaciones que incumplan los plazos de pago establecidos siempre que el importe de total de los recibos no pagados dentro de plazo supere los 600.000 euros y que el porcentaje de las pagadas durante el año en plazo sea inferior al 90% del total.

La implantación de este nuevo paradigma representa un cambio significativo en los procesos tradicionales que han usado las compañías para llevar el control de sus cobros. Aunque este paso ofrece numerosos beneficios, también implica retos que deben abordarse de manera efectiva para garantizar una transición exitosa.

La inversión inicial en tecnología y software puede ser un desafío, especialmente las pequeñas y medianas empresas. La adquisición de sistemas competentes y la formación del personal para su uso adecuado pueden resultar costosos. Además, algunos proveedores y clientes pueden tener sistemas incompatibles, lo que exige una coordinación y adaptación de los procesos internos.

Otro reto importante es el de la seguridad. Este nuevo panorama va a implicar el manejo de datos sensibles, como información fiscal y detalles financieros. Se deben implementar medidas de protección robustas para proteger dicha información contra posibles amenazas cibernéticas y garantizar el cumplimiento de las normativas.

Finalmente, en sociedades con actividad internacional, la adaptación a las regulaciones fiscales específicas de cada país puede ser compleja.

¿Necesita ayuda con la transición hacia la factura electrónica? En Lex & Tax estamos aquí para asesorarle durante el proceso. ¡No dude en contactarnos!

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