Paso a paso para crear una empresa online

En España, es posible crear y gestionar una empresa de manera completamente en línea. Gracias a los avances tecnológicos, la evolución de la legislación asociada y la implementación de trámites electrónicos, emprender a través de plataformas digitales se ha vuelto más accesible y conveniente que nunca.

Pero, crear un negocio online es un proceso sumamente emocionante que requiere una planificación y ejecución estratégica. El primer paso, y más crucial, consiste en tener clara la idea de negocio que vas a desarrollar. Debemos identificar un producto o servicio que ofrezca un valor significativo y resuelva problemas para nuestra audiencia objetivo. Tras establecer esto, será necesario llevar a cabo un análisis de mercado exhaustivo. Finalmente, como último paso, habremos de constituir legalmente la sociedad en línea para asegurar su funcionamiento dentro de los parámetros legales establecidos.

Solicitud del Certificado Digital

El Certificado Digital es una herramienta electrónica que permite la identificación segura, siendo esencial para llevar a cabo trámites y transacciones en el entorno digital. Se obtienen a través de una entidad emisora de certificados digitales autorizada, donde se verificará nuestra identidad mediante la presentación de documentos válidos.

Este título se almacena en un dispositivo seguro, como un USB o una tarjeta inteligente y actúa como una firma electrónica, garantizando la autenticidad de las comunicaciones en línea y permitiendo la presentación de documentos legales de manera segura y en cumplimiento con las regulaciones. La posesión de un Certificado Digital agiliza los procedimientos administrativos y legales de tu empresa, al permitirte realizar trámites en línea de manera segura y autenticada, sin necesidad de desplazarte físicamente.

Alta de la empresa en Hacienda

Una vez que hayamos registrado legalmente nuestra empresa, es necesario darla de alta en la Agencia Tributaria. Esto implica obtener un número de identificación fiscal único, conocido como el NIF (Número de Identificación Fiscal). Este número será utilizado en todos los trámites fiscales y declaraciones que debamos presentar.

Para llevar a cabo este proceso, debemos presentar la correspondiente declaración censal, detallando información sobre nuestra actividad empresarial, tipo de empresa, ubicación, entre otros aspectos relevantes. Dependiendo de la forma legal del negocio, los requisitos pueden variar, por lo que es recomendable contar con la asesoría de expertos en fiscalidad.

Una vez realizada la solicitud, Hacienda nos asignará el NIF correspondiente y nos proporcionará información sobre obligaciones fiscales, como la presentación de declaraciones periódicas, pago de impuestos y otros aspectos relacionados con nuestra actividad económica. Mantener un cumplimiento riguroso en esta etapa es esencial para evitar sanciones y problemas futuros.

Alta en la Seguridad Social

Este trámite asegura que nuestra empresa cumpla con sus responsabilidades en términos de seguridad social, cotizaciones y beneficios laborales.

Cuando damos de alta nuestra sociedad en la Seguridad Social, estamos notificando a las autoridades nuestra intención de operar como empleador. Esto significa que estaremos cumpliendo con la obligación de ofrecer a nuestros empleados beneficios como atención médica, pensiones y otros derechos laborales.

El proceso implica la presentación de documentos que detallen información sobre nuestra entidad, como la estructura legal, el número de empleados, la naturaleza de la actividad y otros datos relevantes. Dependiendo del tipo de empresa y de si tenemos empleados, los requisitos pueden variar. Puede ser recomendable contar con la asesoría de profesionales o de gestorías especializadas en trámites laborales como Lex & Tax para asegurarnos de que todos los detalles se manejen adecuadamente.

Certificación negativa del nombre de la sociedad

Está emitida por el Registro Mercantil y confirma que el nombre que deseamos asignar a nuestra empresa no está ya en uso por otra entidad legal. Esta medida garantiza que el nombre que sea único y evita confusiones.

Para obtener la Certificación Negativa del Nombre de la Sociedad, debemos presentar una solicitud ante el Registro Mercantil indicando el nombre propuesto. El Registro llevará a cabo una búsqueda exhaustiva para verificar si existen nombres similares o idénticos ya registrados. Si el nombre está disponible y no se encuentra registrado por ninguna otra corporación, se expedirá la credencial.

Esta es esencial para continuar con el proceso de constitución, ya que muchos otros trámites requieren este documento.

Crear una cuenta bancaria online

Dicha cuenta permitirá gestionar las finanzas del negocio de manera eficiente y segura, además de separar claramente las transacciones empresariales de las personales. A través de plataformas bancarias en línea se puede abrir una cuenta sin tener que acudir físicamente a una sucursal, lo que agiliza el proceso.

Se debe seleccionar un banco que ofrezca servicios en línea para entidades y que se adapte a nuestras necesidades. Normalmente, habrá que proporcionar información sobre la organización, como su nombre, número de identificación fiscal y detalles sobre la actividad que realiza.

Una vez que tu solicitud sea revisada y aprobada por el banco, recibiremos la información de la cuenta, que incluirá los detalles de acceso a la banca en línea. A través de la plataforma digital, podremos monitorear todas nuestras acciones.

Solicitar el CIF provisional de la empresa

El CIF provisional (Código de Identificación Fiscal) es un código otorgado por la Agencia Tributaria y es esencial para que tu empresa pueda operar legalmente. Este nos identifica ante la administración tributaria y permite llevar a cabo transacciones económicas y presentar declaraciones fiscales.

Para solicitar el CIF provisional, deberemos presentar una declaración censal en la Agencia Tributaria, indicando los detalles básicos de nuestra sociedad, como su nombre, forma jurídica, dirección y actividad. Una vez presentada esta declaración, la Agencia Tributaria nos asignará un número provisional que nos permitirá comenzar a operar y emitir facturas legalmente mientras se completa el proceso de inscripción definitiva.

Firmar la constitución de la sociedad ante notario

Este acto legal da formalidad a la estructura y funcionamiento de la sociedad, garantizando que todos los aspectos legales y estatutarios sean debidamente establecidos.

Durante la firma ante notario, los fundadores y/o accionistas de la empresa ratifican su compromiso con los términos y condiciones establecidos en los estatutos, y se establece la estructura de gobierno y operación de la sociedad. La presencia de un notario asegura la validez legal de los documentos y la transparencia en la creación.

Inscripción en el registro mercantil

Una vez que hayamos cumplido el paso anterior, es importantísimo registrar los detalles de la empresa en el registro público. La inscripción incluye información relevante sobre la entidad, como su nombre, estructura legal, dirección, accionistas y representantes legales. Este proceso garantiza la transparencia y la legalidad de las operaciones, permitiendo que terceros, como clientes, proveedores y socios, puedan verificar su existencia y situación jurídica.

La inscripción en el Registro Mercantil es una protección adicional tanto para los fundadores como para los stakeholders, ya que establece una base documentada y accesible para resolver disputas y asegura que se cumplen con los requisitos legales y reglamentarios. Además, es un paso necesario para acceder a ciertos beneficios y servicios, como préstamos y financiamiento bancario, ya que demuestra su legitimidad y compromiso con la transparencia.